برنامج تالي للمحاسبة والمستودعات

أهمية النسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني

الفيروسات ، أعطال البرامج ، أعطال الطاقة ، الأخطاء البشرية ، أعطال القرص الصلب ليست سوى أمثلة قليلة على ما يمكن أن يدمر البيانات الموجودة على القرص الصلب ، بما في ذلك جميع المستندات والصور ورسائل البريد الإلكتروني والملفات الأخرى!

لا يحتاج معظم مستخدمي الكمبيوتر المنزلي إلى حل نسخ احتياطي باهظ الثمن ؛ حيث يحتاجون فقط إلى نسخ المجلدات التي تحتوي على مستندات وصور مهمة على قرص مضغوط قابل لإعادة الكتابة من وقت لآخر ؛ هذا يضمن أنه في حالة وقوع كارثة يمكنهم بسهولة استعادتها.

جنبًا إلى جنب مع المستندات والصور ، إنها عملية حاسمة لحفظ رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات ودفتر العناوين والبيانات المهمة الأخرى من داخل عميل البريد الإلكتروني ؛ بخلاف ذلك في حالة وجود مشكلة في الكمبيوتر ، سيجد المستخدم نفسه في استحالة استعادتها ، وقد يكون هذا موقفًا غير مرغوب فيه حقًا خاصة لمشرفي المواقع أو الأشخاص الذين يعتمدون على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. لسوء الحظ ، يبدأ العديد من الأشخاص في عمل نسخ احتياطية فقط بعد أن يفقدوا البيانات.

تشرح هذه المقالة كيف يمكن للمرء إنشاء نسخة Outlook Express Backup (حيث يفتقر Outlook Express إلى وظيفة النسخ الاحتياطي) يتم عادةً تثبيت برنامج البريد الإلكتروني هذا مع نظام التشغيل Windows وربما يكون من بين برامج البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا اليوم. أثناء استخدام Outlook Express سهل إلى حد ما ، قد يكون العثور على رسائل البريد الإلكتروني ونسخها احتياطيًا أكثر تعقيدًا. نظرًا لوجود عدد كبير من الملفات والمجلدات على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows ، فإن المشكلة الأولى هي العثور على الملفات التي تحتوي على رسائل البريد الإلكتروني. يقوم Outlook Express بتخزين رسائل البريد الإلكتروني في ملفات dbx. وقد يكون هناك العديد من ملفات dbx المختلفة اعتمادًا على عدد مجلدات البريد الإلكتروني التي قمت بإنشائها في Outlook Express. إذا كنت تستخدم نظام التشغيل Windows 98 ، فمن المحتمل أن تتمكن من تحديد موقع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مكان ما في دليل Windows. في نظامي التشغيل Windows 2000 و XP ، يتم تخزين رسائل البريد الإلكتروني عادةً في مكان ما في بيانات المستخدم أو مجلد بيانات التطبيق.

أسهل طريقة لمعرفة مكان تخزين رسائلك الإلكترونية بالضبط هي بدء تشغيل Outlook Express ، والانتقال إلى القائمة "أدوات" ، وفتح مربع الحوار "خيارات". في مربع الحوار "خيارات" ، حدد صفحة الصيانة وانقر فوق الزر Store Folder. هنا يمكنك العثور على المسار إلى المجلد الذي يحتوي على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لفتح المجلد ، انسخ المسار والصقه في حقل العنوان لمدير ملفات Windows. يجب أن تشاهد عددًا من ملفات .dbx وربما بعض الملفات الأخرى أيضًا.

بعد تحديد موقع مجلد البريد الإلكتروني ، يمكنك ببساطة تحديد جميع الملفات والضغط على Ctrl-C. ثم افتح المجلد الذي تريد الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية فيه (على قرص ثابت آخر أو قرص DVD أو محرك أقراص شبكة ، على سبيل المثال) في مستكشف Windows ، واضغط على Ctrl-V.

لعمل نسخة احتياطية من دفتر العناوين ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

حدد أدوات | دفتر العناوين ... من القائمة في Outlook Express.

اختر ملف | تصدير | دفتر عناوين آخر ... من قائمة دفتر العناوين.

حدد ملف نصي (قيم مفصولة بفواصل) كتنسيق تصدير.

انقر فوق تصدير.

حدد الموقع الذي تريد تصدير دفتر العناوين الخاص بك إليه باستخدام زر تصفح ...

امنح نسختك الاحتياطية اسمًا ذا مغزى.

انقر فوق {التالي.

حدد الحقول التي تريد تضمينها في نسختك الاحتياطية.

أخيرًا ، حدد إنهاء.

انقر فوق موافق.

انقر فوق إغلاق لإنهاء العملية (بنجاح ، آمل).

بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من أدوات النسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني والتي يمكن أن تجعل عملية النسخ الاحتياطي أسهل بكثير. برنامج Outlook Express Backup Genie هو برنامج واحد يمكنه توفير راحة البال من خلال إنشاء نسخ احتياطية مضغوطة من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات ودفتر العناوين والتوقيعات والقائمة المحظورة وقواعد البريد والإعدادات بشكل دوري. الفرق بين استخدام أداة النسخ الاحتياطي التلقائي للبريد الإلكتروني والنسخ الاحتياطية اليدوية ، هو أنه يمكن جدولة الأول لإنشاء نسخ احتياطية هادئة في الخلفية في فترات زمنية محددة ، وأنه سيتضمن جميع معلومات البريد الإلكتروني (التوقيعات ، القائمة المحظورة ، إلخ) والتي بخلاف ذلك سيكون من الصعب حفظه. وأيضًا في حالة الحاجة إلى النسخ الاحتياطي ، سيضمن التطبيق إجراء عملية الاستعادة بسلاسة. وهو يعمل مع أفضل 9 عملاء بريد إلكتروني مشهورين. يتمثل الجانب السلبي لاستخدام أداة النسخ الاحتياطي التلقائي للبريد الإلكتروني في أنها تكلف المال ، وعادة ما تكون حوالي 20-30 دولارًا أمريكيًا كدفعة لمرة واحدة ، بينما النسخ الاحتياطية اليدوية مجانية بالطبع.

الاستنتاج هو أن النسخ الاحتياطي لرسائل البريد الإلكتروني سواء كان يدويًا أو آليًا يعد عملية حاسمة لكل مستخدم للكمبيوتر قد يندم على فقدها.

مصدر المقال: